電話にまつわるトラブル

電話にまつわるトラブル

電話にまつわるトラブル

 

仕事で電話を使っていると、時々トラブルに見舞われることがあります。それは、電話が途中で切れてしまったり、聞き取りづらかったりなど思わぬトラブルが発生するものです。いずれも、やむを得ないトラブルと言えますが、そのような場面でもビジネスマナーを生かした対応が求められます。

 

電話の場合、声が聞き取りづらいことはよくあるトラブルです。そのように場合は、「もう一度お聞かせ願えませんか」や「お声が遠いようですが」などと話しておくと良いでしょう。電話の内容は、仕事に大きく影響することもあるので、聞こえない場合ははっきりと伝えるのはビジネスマナーとして間違いではありません。

 

電話にまつわるトラブルは、クレーム対応でもよく発生します。クレーム対応は、ビジネスマナーを熟知しておかないと、先方に不快な思いをさせてしまうので注意しなければなりません。まずは、謝ることがクレーム対応として基本的なビジネスマナーと言えるでしょう。

 

また、謝るだけでなく、どのようなクレーム内容かもしっかりと聞いてあげなければなりません。クレームの場合は、先方が怒ってしまっていることがよくありますが、復唱を交えながら落ち着いて話せるような状況を作ることが大切です。

 

もしも、自分で対処できるクレーム内容でなければ、内容を正確に把握した上で、担当者に必ず折り返すように伝えなければなりません。この場合、先方を待たせてしまうことになってしまいますが、状況を再度把握し冷静に対処できるきっかけにもなるので、良い結果に繋がることが多いようです。





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