電話を掛ける時のビジネスマナー

電話を掛ける時のビジネスマナー

電話を掛ける時のビジネスマナー

 

ビジネスマナーは、電話の掛け方ひとつでも疑われてしまうことがあります。こちらから先方に電話を掛ける場合は、言葉だけではなく、掛ける時間帯にも配慮するのがビジネスマナーと言えます。

 

まず、先方への電話は、伝えたいポイントをしっかりと押さえた上でかけなければなりません。用件もまとまらないうちに掛けてしまうと、時間が長くなってしまったり、正確な情報を先方に伝えられなくなってしまいます。

 

電話を掛ける時間帯に関しては、自分宛てに掛かってきた場合に迷惑な時間を考えてみるとよく分かるのではないでしょうか。朝の仕事が始まって間もない時間帯や、昼休み、そして終業時間が迫っている時に電話が掛かってくると迷惑なものです。これは、先方にとっても同じことなので、ビシネスマナーとしてしっかりと覚えておくようにしましょう。

 

とは言っても、どうしても掛けなければならない時もあるので、そのような時には「お忙しいところ恐れ入ります」などの一言を加えることが大切です。先方は、貴重な時間を割いて電話に出ているので、このような配慮は徹底しなければなりません。

 

先方が電話に出たら、まず「いつもお世話になっております」の第一声から始めて、自分の社名と氏名、取り次いでもらいたい先方の部署名と名前を伝えるようにします。この時に、簡単な用件も伝えておくとビジネスマナーとして良い印象を与えることができるでしょう。

 

話し終わったら、受話器を静かに置くように心掛けましょう。乱暴に受話器を置いてしまうと、先方にも耳障りですし、ビジネスマナーとして大変失礼な行為になってしまうので注意しなければなりません。





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