電話が掛かって来た時のマナー

電話が掛かって来た時のマナー

電話が掛かって来た時のマナー

 

電話の応対は、ビジネスマナーの中でも基本と言えます。社会人になったばかりの人は、電話の応対に慣れていないので、同僚と練習するのも良い方法ではないでしょうか。会社に電話がかかってきた時のビジネスマナーは、とにかく先方に失礼なことがないように徹底しなければなりません。

 

まず、先方を待たせないためにも、3コールを目安に早めに電話に出るようにしましょう。もしも、3コール以内に出られなかったら「お待たせ致しました」の一言を加えるのがビジネスマナーです。

 

そして、電話の応対に欠かせない挨拶として「いつもお世話になっております」という言葉があります。この挨拶は、自分宛ての電話に限らず、どのような相手に対しても使うべきものです。この時点で、相手が名乗らなければ、こちらから聞いても失礼に当たらないので「失礼ですが」の一言を加えて確認しておくと良いでしょう。

 

会社にかかってきた電話は、迅速かつ正確に取り次ぐためにも、どこの会社の誰からの電話なのか、誰にどのような用件があるのかをメモしておくのも大切です。この後の取り次ぎで、転送しなければならない場合は、電話の操作に慣れていないと時間がかかってしまいます。電話の操作方法をしっかりとマスターしておくのも、ビジネスマナーとして大切なことです。

 

もしも、不在の社員への電話である場合は、不在の理由と帰社予定を先方に伝えなければなりません。この時に、折り返しの電話が可能かどうかも先方に確認しておくようにしましょう。





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