ビジネスマナーを守ったメール作成

ビジネスマナーを守ったメール作成

ビジネスマナーを守ったメール作成

 

ビジネスシーンでよく使われているメールですが、ビジネスマナーを守って作成することが重要です。仕事のメールは、いかに相手に理解してもらえるかが一番のポイントであり、シンプルに仕上げるのがビジネスマナーの基本と言われています。

 

メールを作成する際には、予めフォーマットを決めておくと良いのではないでしょうか。特に、1日にたくさん送らなければならないような場合は、この方法が最も有効と考えられます。

 

たくさんメールのやり取りをしなければならないのは、相手にとっても同じことです。それだけに、件名を書く場合には、内容が汲み取れるような文章を入力しなければなりません。件名ひとつとっても、読む相手に配慮したビジネスマナーが問われるということになるのです。

 

まず、メール本文の冒頭には、受け取る側の会社名、部署名、氏名の順に記すのが礼儀です。その後に、自分の会社名と氏名、挨拶を本文に混ぜつつ作成していくのがメールのビジネスマナーになっています。

 

社会人の方ならお分かりでしょうが、5W1Hに従ってメールを作成するのがポイントです。ビジネスシーンでのメールは、遠まわしな表現方法は避けて、簡潔にまとめ上げることが基本と言えます。つまり、必要な用件がいかに相手に伝わるかがポイントで、必要のない文章はできる限り省かなければならないのです。

 

また、必要に応じて、句読点を打ったり、改行をしながら作成すると相手も読みやすくなります。これは、基本的な文書作成能力が問われる部分でもあるので、ビジネスマナーの一環として身に付けておくことをおすすめします。





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